Capire come calcolare il budget di un viaggio prima di partire non è sempre semplice. Online si trovano cifre di ogni tipo: c’è chi sostiene di aver viaggiato in Thailandia con 15 euro al giorno e chi ne considera necessari 70, e probabilmente entrambi dicono la verità. Il problema è che il costo di un viaggio dipende soprattutto dal modo in cui si viaggia.
Dopo diversi anni passati soprattutto in Asia, per noi fare una stima è diventato molto più semplice. Conosciamo il nostro ritmo, sappiamo che tipo di strutture scegliamo, quanto spesso mangiamo fuori, quali mezzi utilizziamo e quanto siamo disposti a spendere per attività ed esperienze. Non andiamo quindi completamente alla cieca: negli anni abbiamo sempre registrato le spese dei nostri viaggi e calcolato quanto avevamo speso mediamente ogni giorno e per persona.
All’inizio utilizzavamo soprattutto un foglio Excel, dividendo tutto tra alloggi, cibo, trasporti, voli, assicurazione, attività, spese varie e imprevisti. Oggi durante il viaggio utilizziamo anche TravelSpend, ma il principio non è cambiato: quello che ci interessa davvero è conoscere la nostra media giornaliera.
È quel numero che, viaggio dopo viaggio, ci ha permesso di costruire dei riferimenti sempre più precisi.
Il budget dipende prima di tutto dal proprio modo di viaggiare
Quando qualcuno ci chiede quanto costa un mese in India, Vietnam o Thailandia, dare una cifra senza spiegare come si viaggia serve relativamente a poco.
Nello stesso Paese si può dormire in un dormitorio da pochi euro o in un resort, mangiare esclusivamente street food oppure cercare ogni sera un ristorante occidentale, utilizzare autobus locali o prendere continuamente taxi e voli interni. Anche il ritmo fa una differenza enorme: visitare dieci luoghi in quindici giorni comporta inevitabilmente molti più trasferimenti rispetto a fermarsi un mese nella stessa regione.
Noi viaggiamo in maniera abbastanza semplice. Cerchiamo guesthouse e hotel economici ma con buone recensioni, utilizziamo molto i mezzi pubblici, mangiamo spesso in ristoranti locali e non abbiamo problemi a scegliere soluzioni spartane quando hanno senso. Allo stesso tempo non cerchiamo il prezzo più basso a qualsiasi costo: se un’escursione ci interessa davvero, la facciamo; se una struttura costa qualche euro in più ma si trova nella posizione giusta, spesso preferiamo quella.
Il nostro obiettivo, quando prepariamo un budget, non è quindi scoprire quanto poco sia teoricamente possibile spendere, ma capire quanto spenderemo noi mantenendo il nostro normale modo di viaggiare.
Ed è una distinzione importante.
Perché ragioniamo sulla media giornaliera
Il dato che utilizziamo più spesso è la spesa media giornaliera per persona. È molto più utile del costo di una singola giornata perché durante un viaggio, soprattutto quando dura diverse settimane, le spese sono inevitabilmente irregolari.
Un giorno possiamo prendere un autobus notturno, pagare l’ingresso a un sito, mangiare fuori e utilizzare più volte Grab. Il giorno successivo magari non prendiamo alcun mezzo, camminiamo tutto il giorno e spendiamo soltanto per dormire e mangiare.
Se guardassimo ogni giornata separatamente sembrerebbe di avere un budget completamente fuori controllo. Guardando invece la media di una settimana o di un mese tutto acquista molto più senso.
Ed è qui che entra in gioco anche il nostro modo di viaggiare lentamente.
Quando restiamo un mese in un Paese non trascorriamo trenta giorni correndo da un’attrazione all’altra. Ci saranno quasi sicuramente quattro o cinque giornate in cui resteremo nei dintorni dell’ostello o della guesthouse, ci muoveremo soltanto a piedi e spenderemo il minimo indispensabile. Sono spesso le giornate che utilizziamo per sistemare fotografie, scrivere articoli per il blog, montare i video per YouTube o semplicemente riposarci dopo giorni di spostamenti.
Non le consideriamo giornate perse. Anzi, fanno parte del modo in cui riusciamo a viaggiare per periodi lunghi senza arrivare esausti dopo due settimane.
Dal punto di vista economico hanno inoltre un effetto importante: una giornata da 10 o 15 euro compensa quella precedente in cui magari ne abbiamo spesi 60 per un trasferimento o un’escursione. Su un mese questa differenza diventa evidente.
Per questo viaggiare lentamente spesso permette anche di spendere meno. Non necessariamente perché si rinuncia alle esperienze, ma perché i costi più alti vengono distribuiti su un periodo più lungo.
Quanto spendiamo noi nei diversi Paesi
Dopo diversi viaggi abbiamo ormai delle cifre che utilizziamo come riferimento quasi automatico quando iniziamo a organizzare una nuova partenza.
Indicativamente, per il nostro modo di viaggiare, consideriamo queste medie giornaliere a persona:
| Paese | Nostra stima giornaliera a persona |
|---|---|
| India | circa 16 € |
| Thailandia | circa 20 € |
| Vietnam | circa 23 € |
| Cina | circa 43 € |
| Giappone | circa 48–51 € |
Sono valori indicativi e soprattutto non rappresentano il budget minimo necessario per visitare questi Paesi. Sono le nostre medie, costruite sul nostro stile di viaggio e generalmente su soggiorni abbastanza lunghi.
Anche all’interno dello stesso Paese possono esserci differenze importanti. Una settimana trascorsa a Tokyo difficilmente avrà lo stesso costo di qualche giorno in una zona rurale del Giappone; allo stesso modo, un trekking organizzato o diversi voli interni possono far aumentare parecchio la media di un viaggio altrimenti economico.
Le utilizziamo quindi come punto di partenza. Se sappiamo che normalmente in Vietnam spendiamo circa 23 euro a persona al giorno, prima del viaggio successivo controlliamo semplicemente se i prezzi sono ancora nella stessa fascia. Se troviamo guesthouse e ristoranti più cari del previsto, correggiamo la stima.
Con il tempo questo procedimento è diventato molto veloce.
Quando non conosciamo una destinazione facciamo una simulazione
Quando invece dobbiamo visitare un Paese nel quale non siamo mai stati e non abbiamo dati precedenti, torniamo al metodo che utilizzavamo soprattutto all’inizio: simuliamo una parte del viaggio.
Non cerchiamo di prevedere ogni singolo euro. Sarebbe impossibile e probabilmente inutile. Ci interessa capire l’ordine di grandezza delle spese principali.
Per gli alloggi apriamo Booking.com, inseriamo alcune delle destinazioni nelle quali pensiamo di fermarci e guardiamo strutture che prenoteremmo realmente. Questo passaggio è importante, perché prendere come riferimento l’ostello più economico disponibile può falsare completamente il calcolo.
Se normalmente sceglieremmo guesthouse tra 20 e 30 euro, guardiamo tre o quattro strutture di quella fascia, controlliamo recensioni e posizione e ricaviamo una media. Se troviamo camere a 22, 25, 28 e 30 euro, possiamo tranquillamente considerare circa 26 euro a notte come riferimento.
Non sarà il prezzo esatto che pagheremo, ma per costruire il budget è più che sufficiente.
Per il cibo utilizziamo Google Maps
La spesa per mangiare sembra più difficile da prevedere, ma anche qui bastano pochi minuti.
Cerchiamo su Google Maps alcuni ristoranti nella zona che visiteremo, scegliendo posti in cui entreremmo realmente, e guardiamo le fotografie recenti dei menu caricate dagli utenti. Cerchiamo di utilizzare immagini abbastanza aggiornate, idealmente degli ultimi mesi, perché in alcune destinazioni i prezzi possono cambiare rapidamente.
Non guardiamo un solo ristorante. Ne apriamo tre o quattro e simuliamo un pasto normale.
Se un piatto costa mediamente 4 euro e una bevanda circa 1 euro, sappiamo che un pasto ci costerà più o meno 5 euro. A quel punto possiamo costruire una stima giornaliera abbastanza realistica.
È un metodo semplice, ma lo troviamo molto più utile di leggere che “in quel Paese si mangia con 2 euro”. Forse è vero, ma se per trovare quel prezzo bisogna mangiare ogni giorno nello stesso tipo di bancarella e noi sappiamo già che non lo faremo, quella cifra non ci serve a nulla.
Il budget deve rappresentare il viaggio che faremo davvero.
Trasporti e trasferimenti incidono molto più di quanto sembra
Per i trasporti distinguiamo normalmente gli spostamenti quotidiani dai trasferimenti veri e propri.
Metro, autobus urbani, Grab o piccoli taxi possono essere inseriti nella normale media giornaliera. Per treni a lunga percorrenza, autobus notturni, traghetti e voli interni preferiamo invece cercare direttamente il prezzo delle tratte che pensiamo di utilizzare.
È una delle voci che può modificare parecchio il risultato finale.
Un Paese può essere molto economico per dormire e mangiare ma diventare costoso se l’itinerario prevede continui spostamenti. Al contrario, fermarsi una settimana nello stesso posto permette spesso di abbassare sensibilmente la media.
Anche per questo non costruiamo mai itinerari pensando che ogni giornata debba necessariamente contenere un trasferimento o un’attività.
Il nostro foglio Excel e perché continuiamo a registrare le spese
Per molto tempo abbiamo utilizzato quasi esclusivamente un foglio Excel. Il sistema era — ed è ancora — molto semplice: ogni spesa viene inserita nella propria categoria e alla fine del viaggio possiamo vedere sia il totale sia quanto abbiamo speso per alloggi, cibo, trasporti, voli, assicurazione, attività e tutto il resto.
Il dato che conserviamo con maggiore attenzione è però sempre la media giornaliera a persona.
Se un viaggio di 30 giorni è costato complessivamente 3.000 euro in due, sappiamo che la nostra media è stata:
3.000 ÷ 2 ÷ 30 = 50 euro a persona al giorno.
Ripetendo questo calcolo viaggio dopo viaggio abbiamo costruito una specie di piccola banca dati personale. Oggi possiamo confrontare un viaggio in Cina con uno in Vietnam, capire quanto hanno inciso i trasporti in Giappone o verificare se in un determinato Paese stiamo spendendo più rispetto alla volta precedente.
Ed è proprio questo storico che rende le previsioni future sempre più semplici.
TravelSpend durante il viaggio
Negli ultimi tempi abbiamo affiancato al foglio Excel anche TravelSpend, soprattutto per registrare velocemente le spese mentre siamo in viaggio.
Ogni volta che paghiamo qualcosa inseriamo la cifra nell’app e la assegniamo alla categoria corretta. Bastano pochi secondi e in qualsiasi momento possiamo controllare quanto abbiamo speso e quale sia la nostra media giornaliera.
La troviamo particolarmente comoda quando attraversiamo diversi Paesi perché gestisce valute differenti senza costringerci a fare continuamente conversioni. Possiamo inserire una spesa in baht, rupie o dong e vedere comunque il totale nella nostra valuta principale.
Ma anche in questo caso quello che controlliamo davvero non è la singola giornata.
Se avevamo previsto una media di 25 euro e dopo una settimana TravelSpend ne mostra 31, prima di preoccuparci guardiamo cosa abbiamo fatto. Magari nei primi giorni abbiamo concentrato un volo interno, un traghetto e diversi trasferimenti e sappiamo già che la settimana successiva sarà molto più tranquilla.
Per questo consideriamo il budget una tendenza, non una gabbia.
TravelSpend è diventata una delle app utili per viaggiare che utilizziamo davvero, soprattutto quando restiamo fuori per diversi mesi.
Il margine per gli imprevisti
Una volta terminata la stima aggiungiamo sempre un piccolo margine.
Non serve esagerare. Per un viaggio normale possono essere anche semplicemente 100 euro in più da tenere disponibili per una notte imprevista, un trasferimento più caro, un’attività decisa all’ultimo momento o semplicemente qualche errore nei calcoli iniziali.
Preferiamo sempre fare una stima leggermente abbondante.
Se pensiamo che il viaggio costerà 1.900 euro, per noi ha più senso partire considerando un budget di 2.000 piuttosto che cercare di comprimere ogni voce fino a 1.800 solo per ottenere un numero più basso.
Soprattutto quando si viaggia per mesi, anche piccoli errori giornalieri si accumulano. Cinque euro di differenza al giorno sembrano nulla, ma su tre mesi diventano 450 euro.
Meglio quindi avere un po’ di margine e scoprire alla fine di aver speso meno del previsto.
Voli, assicurazione e visti: solo alla fine abbiamo il budget reale
La media giornaliera ci dice quanto ci costa vivere e spostarci all’interno del Paese, ma da sola non rappresenta il costo complessivo del viaggio.
Per avere il quadro completo aggiungiamo alla fine le spese che preferiamo tenere separate: voli internazionali, eventuali voli interni importanti, assicurazione di viaggio, visti e altre spese fisse conosciute prima della partenza.
In questo modo manteniamo distinti due dati che per noi hanno significati diversi.
Il primo è quanto costa mediamente una giornata di viaggio in quel Paese.
Il secondo è quanto dobbiamo avere realmente a disposizione per fare tutto il viaggio.
Supponiamo, per esempio, di programmare 30 giorni in un Paese nel quale prevediamo una media di 25 euro al giorno. La permanenza costerà quindi indicativamente:
25 € × 30 giorni = 750 €
A questi possiamo aggiungere, per esempio, 500 euro di volo, 80 euro di assicurazione, 40 euro di visto e 100 euro di margine per gli imprevisti.
La stima finale diventa quindi 1.470 euro a persona.
Probabilmente non spenderemo esattamente quella cifra. Potrebbero essere 1.430 o 1.520 euro e cambierebbe relativamente poco.
Quello che ci interessa è sapere, ancora prima di partire, che quel viaggio costerà più o meno 1.500 euro a persona.
A quel punto abbiamo finalmente un numero abbastanza realistico sul quale prendere una decisione.
Dopo tanti viaggi fare i conti diventa quasi automatico
All’inizio passavamo molto più tempo a controllare ogni singola voce. Hotel, ristoranti, taxi, autobus, ingressi: cercavamo praticamente tutto.
Oggi, soprattutto in Asia, spesso ci bastano pochi controlli per capire in quale fascia di prezzo ci troviamo.
Conosciamo ormai il nostro modo di viaggiare e sappiamo che, se una guesthouse costa circa 20 euro e un pasto locale 3 o 4 euro, probabilmente il budget complessivo non sarà molto diverso da altri Paesi nei quali abbiamo già viaggiato.
Questo non significa che le stime siano sempre perfette, né che i prezzi rimangano uguali nel tempo. Significa semplicemente che abbiamo abbastanza dati alle spalle da riconoscere rapidamente quando un viaggio sarà economico, medio o particolarmente costoso.
Ed è forse il motivo principale per cui continuiamo a registrare tutto.
Il foglio Excel non serve soltanto a scoprire quanto abbiamo speso durante il viaggio appena terminato. Serve soprattutto a organizzare meglio quello successivo.
In conclusione
Calcolare il budget di un viaggio non significa cercare di prevedere ogni spesa fino all’ultimo euro. Per noi significa arrivare abbastanza vicini alla realtà da poter partire sapendo quanto quel viaggio inciderà sulle nostre finanze e senza dover controllare continuamente il conto.
Partiamo dai dati dei viaggi precedenti e dalla nostra media giornaliera. Quando non conosciamo una destinazione simuliamo gli alloggi su Booking, controlliamo i prezzi dei ristoranti su Google Maps e cerchiamo i principali trasferimenti. A quel punto aggiungiamo un piccolo margine per gli imprevisti e, solo alla fine, sommiamo voli, assicurazione, visti e tutte le altre spese fisse.
Con i viaggi lunghi abbiamo anche imparato che non tutte le giornate devono essere piene. Alcune saranno costose, altre passeranno semplicemente camminando nei dintorni della guesthouse, lavorando al computer o riposandoci. È proprio questa alternanza a rendere più significativa la media complessiva rispetto alla spesa del singolo giorno.
Alla fine il nostro principio è rimasto molto semplice: meglio partire con qualcosa in più e tornare sotto budget che trascorrere gli ultimi giorni del viaggio cercando di recuperare una stima troppo ottimistica.
